- تعيين دبير علمي
- تعيين دبير اجرايي
- تعيين محل برگزاري مراسم
- تصويب جدول زماني (كليات)
- تصويب بودجه.طراحی سایت
- تعيين جوايز مقالات برتر
- تعيين مدعوين اصلي و شخصيت ها
- تعيين محل اقامت شركت كنندگان
- تعيين دستگاه هاي مشاركت كننده و همكار
- تنظيم كليات مربوط به پوستر مراسم
- تعيين سخنرانان افتتاحيه و اختتاميه
- تصويب كليات مربوط به برنامه هاي جنبي مراسم
- تنظيم كليات مربوط به ارائه تسهيلات به شركت كنندگان (اسكان، پذيرايي، پرداخت هزينه اياب و ذهاب، هدايا و...)
- اطلاع رسانی به موقع مراسم