سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

در گذشته شرکت‌ها برای ثبت و انجام کارهای مختلف از برگه‌های کاغذی استفاده می‌کردند، این شیوه علاوه بر وقت‌گیر بودن، در درازمدت باعث سردرگمی کارکنان و پیچیده‌تر شدن مراحل می‌شد، درنتیجه نیاز به طراحی یک سیستم برای ساده‌تر کردن مراحل اداری روز به روز بیشتر می‌شد.

امروزه فناوری باعث ایجاد تغییرات بسیاری در عملکرد دفاتر اداری شده است و شرکت‌ها نیز از پیشرفت‌های تکنولوژی، اینترنت و دنیای نرم افزارها دور نمانده‌اند. در این زمینه طراحی اتوماسیون اداری یکی از گام‌های اساسی برای ورود تکنولوژی به شرکت‌ها و ساده‌سازی عملکرد آن‌ها با حذف اسناد کاغذی شده است. با استفاده از ابزارهای آنلاین می‌توانید با کاغذها خداحافظی کنید، اما این به معنای اتوماتیک شدن فرآیندهای اداری نیست.

اتوماسیون اداری شامل استفاده از تجهیزات کامپیوتری، نرم افزار و برنامه‌های کاربردی برای جمع‌آوری، ساخت، ذخیره‌سازی، دست‌کاری و انتقال اطلاعات لازم برای انجام وظایف کاری افراد و در نهایت رسیدن به اهداف شرکت‌ها است. اپوشش با طراحی اتوماسیون اداری امکان برقراری ارتباط در فواصل دور جغرافیایی با سرعت و امنیت بالا را برای شما فراهم می‌سازد.

مدیریت آسان با استفاده از طراحی اتوماسیون اداری

صرفه‌جویی در زمان برای یک مدیر قهار از اهمیت زیادی برخوردار است. شاید اولین چیزی که یک مدیر برای مدیریت بهتر فرآیند کسب‌وکار خود به آن می‌اندیشد این است که بتواند به تمام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن رسیدگی کند.

اگر بخواهیم به روشی سنتی به فرآیند کسب‌وکار اداری بپردازیم به‌ازای زمان زیادی که صرف می‎کنیم به بازدهی‌ای که مدنظر داریم دست نخواهیم یافت، بنابراین بهتر است از رایانه‌های خود کمک بگیریم و از خودکار سازی فرآیندها در بخش‌های متفاوتی از ادارۀ خود استفاده کنیم تا به بهترین بازده عملیاتی دست ‌یابیم.

طراحی اتوماسیون اداری و در واقع طراحی سیستم‌های نرم افزاری مورد نیاز این حوزه، این کار را برای ما ممکن می‌سازد چراکه اتوماسیون اداری به معنای جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره و تغییر آن‌ها، انتقال الکترونیکی داده و رسیدگی به فرآیند کسب‌وکار به روش الکترونیکی است.

اتوماسیون-اداری

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

تغییر چشم‌گیر روند اداری با افزایش پیشرفت تکنولوژی، اغلب ادارات را به طراحی اتوماسیون اداری تحت وب سوق می‌دهد بعضی افراد بر این باورند که استفاده از اتوماسیون اداری کاری دشوار خواهد بود درحالی‌که استفاده از این ابزار اداری نه‌تنها دشوار نیست بلکه در سهولت کارها نقش اساسی دارد. برخی از بزرگ‌ترین مزایای این ابزارهای اداری عبارتند از:

– صرفه‌جویی در هزینه و انرژی

– افزایش توانایی پیگیری مسئولیت‌ها

– امکان مشخص کردن وظایف هریک از کارکنان و پیگیری آن‌ها

– ایجاد شفافیت زیاد در امور مربوط به شرکت

– امکان اولویت‌بندی، کنترل مهلت انجام وظایف و ارسال هشدارها

– استفاده بیشتر از ساعات کاری و افزایش بهره‌وری به‌دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها

– حذف اشتباهات دستی

– بهبود امنیت اطلاعات از طریق ایجاد یک پایگاه داده برای شاخص‌ها، پنل مدیریت، آمار و معیارهای عملکرد فرآیند

– انسجام بیشتر و افزایش سرعت تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها